谈判方面的备忘摘要文字表达要力求简洁，最多十五至二十个字，要是太冗长，就证明洽谈人员的脑子里对于为什么来进行谈判，没有一个清晰的概念。因此，此时谈判者的头脑要清楚。如果用了二十几字都难以表达清楚，那他就必须整理一下思路了，要对原来的谈判方向进行删减和修改，直到最多用二十个字就能完全表达出来为止。
◆计划的本质——目标
谈判的“目标”通常可以用一句话表达。比如“我们认为谈判目标是……”或者说：“我们声明这次谈判目标是……”有时候，谈判目标不见得和谈判方向完全一致。
而准备工作的实际程序，首先是经过开拓思路阶段想出各种应对办法，然后逐步地制定出我方的谈判方向，最后制定谈判议程表。值得注意的是，谈判议程表最多不要超过四个。如有必要，可把其他问题作为附属列在主题之下。
准备阶段的最终目的，是为己方谈判者提供一份摆在谈判桌上的文件。因此，要求文字简洁、易记，能对谈判者起提示的作用，使他们在以全部精力投入谈判的同时，能够把握住谈判流程。
当对方进入谈判大厅时，谈判人员他带进去的不仅是他对于问题的了解，同时带去了他自己的谈判方式、对于对方谈判方式的假设以及他自己所要采取策略。参与人员无论是否有系统地做了准备，总是以对这些问题的印象和看法进行洽谈的。这些印象和看法对于他在谈判中的行动，具有很大的影响作用。